So werden Ihre digitalen Meetings effektiver
Die häufigste Form externer Meetings sind heute digitale Meetings. Das bedeutet, dass Sie digital teilnehmen, in der Regel über einen Link oder eine Plattform, auf der die Teilnehmer auf Audio und Video eingebunden werden, sowohl aus der Ferne als auch physisch im Büro.
Hybrid-Meetings bieten eine große Freiheit, von überall aus teilnehmen zu können, können aber auch einige Herausforderungen darstellen. Um eine möglichst reibungslose Kommunikation zu erhalten, sollten Sie sich einige praktische Dinge bedenken:
1.
Erstellen Sie eine Tagesordnung für die Besprechung und senden Sie diese in der Besprechungseinladung. So können sich alle Teilnehmer besser auf das Meeting vorbereiten.
2.
Stellen Sie zu Beginn des Meetings alle Anwesenden vor.
3.
Stellen Sie sicher, dass die Technologie funktioniert. Müssen Sie oder die Teilenehmer beispielsweise eine App herunterladen oder ein Konto erstellen, um an der Besprechung teilzunehmen?
4.
Stellen Sie sicher, dass es eine Einigung über die Erwartungen und die Gesprächsreihenfolge gibt.
5.
Koordinieren und moderieren Sie so, dass alle Teilnehmer ungehindert teilnehmen und während des Meetings um das Wort bitten können.
6.
Fügen Sie einen Chatfunktion hinzu, den der Besprechungsleiter oder eine andere bestimmte Person in der Besprechung verfolgt und während der Besprechung beantwortet.
Es sind nicht nur die technischen Aspekte, die funktionieren sollten. Dabei ist es wichtig, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich auf Augenhöhe zu beteiligen und sich zu Wort melden können, sowie vor dem Meeting wissen, um was es geht. Dies wird durch Struktur und klare Abläufe für externe Hybridmeetings erreicht. Eine weitere Herausforderung bei digitalen Meetings ist, dass man höchstens 30-40 Minuten konzentriert bleiben kann, weil das Gehirn so viel mehr Eindrücke verarbeiten muss als bei einem physischen Meeting. Kleine Pausen in der Tagesordnung sind daher äußerst wichtig, wenn Sie das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht verlieren möchten.
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