Konferenzraum einrichten: Tipps & tricks

Konferenzraum einrichten: Tipps & tricks

Ein guter Konferenzraum ist kreativ und funktional, aber auch ein Raum, in dem viele verschiedene Persönlichkeiten zusammenarbeiten und sich wohlfühlen sollen. Es sollte möglich sein, Präsentationen und Vorträge sowie Diskussionen, Meetings und Workshops zu veranstalten. Planst du, einen Konferenzraum oder einen großen Besprechungsraum einzurichten, bist dir aber nicht sicher wie? Einrichtungsberaterin Camilla Hassbjer verrät dir ihre besten Tipps - von der Wandfarbe bis zur Auswahl der Konferenzmöbel.
Es ist wichtig, eine ruhige, harmonische Basis zu haben. Auch die Menschen im Besprechungsraum bringen viel Farbe ins Spiel.
Camilla Hassbjer
Der erste Schritt bei der Gestaltung eines Konferenzraums ist die Durchführung einer Bedarfsanalyse. Wofür soll der Raum genutzt werden, wie viele Sitzplätze werden benötigt, welche Technik wird zur Verfügung stehen und welche Art von Möbeln sind am besten geeignet? Brauchst du gepolsterte Konferenzstühle, bei denen der Schwerpunkt auf Komfort liegt, oder reichen einfache, stapelbare Konferenzstühle aus? Oder vielleicht eine Kombination?

Manchmal reicht ein feststehender Besprechungstisch, aber viele Menschen wollen die Möbel für Arbeit in kleinen Gruppen umstellen können und entscheiden sich dann für eine flexible Lösung mit kleinen Tischen, die zu einem großen Tisch verbunden werden können, sagt Camilla Hassbjer, Einrichtungsberaterin und Projektmanagerin, die sich auf Unternehmen und öffentliche Bereiche spezialisiert hat.
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Bessere Raumakustik durch Einsatz von Textilien

Es ist auch wichtig, sich die Raumbedingungen anzuschauen, vor allem das Licht und den Lärm. - Es ist sehr wichtig, auf die Akustik zu achten und Textilien wie Teppiche und Vorhänge einzusetzen, um den Raum weicher zu machen. Daran kannst du auch bei der Auswahl der Möbel denken und Stühle mit Stoffbezügen wählen", sagt Camilla. Wenn es um Licht geht, muss ein Konferenzraum natürlich gut und funktionell beleuchtet sein.

- Ich arbeite gerne mit indirektem Licht, denn es hat einen großen Einfluss auf die Stimmung im Raum. Es gibt dem Raum Wärme und lässt ihn weniger kalt und hart erscheinen. Außerdem ist es gut, das Licht zu dimmen und es je nach Tätigkeit zu variieren.

Ein Besprechungsraum mit Konferenztisch und blauen Stühlen

Technologie sollte in die Planung berücksichtigt werden

Technik hat einen selbstverständlichen Teil eines Konferenzraums und sollte von Anfang an in die Planung einbezogen werden. So vermeidest du, dass Kabel über den Boden laufen und zu Stolperfallen werden. Verwende Kabelhalter und Tischsteckdosen, um Ordnung zu schaffen.

- Als Innenarchitektin möchte ich, dass die Kabel so wenig wie möglich sichtbar sind. Deshalb finde ich, dass es eine Kabelbox geben sollte, die im Tisch oder unter der Tischplatte versenkt ist, sagt Camilla. Die meisten Konferenzräume haben einen Projektor mit einer Leinwand oder Projektionsfläche, aber du brauchst auch etwas zum Schreiben oder Notieren, zum Beispiel ein Flipchart oder ein Whiteboard.

Schulungsraum mit Tischen und Stühlen

Welche Farbakzente sollen eingesetzt werden?

- Gehe vom Charakter des Raumes aus. Gibt es bereits einen Boden, welche Farbe haben die Wände? Es geht darum, Materialien und Farben miteinander zu verbinden und ein Gleichgewicht zu schaffen. Ich denke, es ist wichtig, sich an ruhige Farben zu halten.

Hier erfährst du was zu beachten ist bei der Farbwahl

Kollegen trinken Kaffee und führen ein Meeting

Tipps für ein erfolgreiches Meeting

  1. Plane das Meeting rechtzeitig.
  2. Überprüfe, ob die Technik funktioniert.
  3. Erstelle eine genaue Agenda, damit die Teilnehmenden sich vorbereiten können.
  4. Lege mehrere kurze Pausen ein.
  5. Halte die Zeitpläne ein, um unnötige Irritationen zu vermeiden.
  6. Mache mindestens einen Punkt des Tagesprogramms interaktiv. Das erhöht den Fokus der Teilnehmer.
  7. Bequeme Besprechungsstühle sind besonders bei langen Meetings wichtig.
Wenn du Hilfe bei der Einrichtung deines Konferenzraums brauchst, kannst du uns jederzeit kontaktieren. Wir helfen dir gerne!

FAQ

Neben einem Konferenztisch und Stühlen werden in der Regel auch ein Monitor, Lautsprecher und ein Mikrofon benötigt. Adapter für die technische Ausrüstung, Internetzugang und leicht zugängliche Steckdosen sollten im Besprechungsraum vorhanden sein.
Ein höhenverstellbarer Besprechungstisch macht es leicht, zwischen sitzenden und stehenden Meetings zu wechseln. Der Wechsel zwischen Sitzen und Stehen während des Arbeitstages ist gut für die Gesundheit.
Ein Meeting ist eine größere Zusammenkunft, bei der die Teilnehmer ein bestimmtes Thema ausführlich besprechen. Normalerweise gibt es sowohl Präsentationen als auch Diskussionen.
Bei einer hybriden Besprechung sind einige der Teilnehmer im Besprechungsraum anwesend und ein oder mehrere nehmen digital teil, normalerweise über einen Videokonferenzdienst.
Dekoriere mit Teppichen, dicken Vorhängen und mit Stoff bezogenen Stühlen.
Eine gute Möglichkeit, eine Besprechung zu beenden, ist, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um zu überprüfen, ob die Ziele erreicht wurden. Dies bietet den Teilnehmenden die Möglichkeit, über die behandelten Themen nachzudenken.

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